关于公布档案管理各项规章制度的通知

为建立一个馆藏丰富、门类齐全、结构合理、管理科学和有效服务的综合性档案馆，根据《中华人民共和国档案法》和《山东省档案条例》的要求，特制定如下制度：
档案收集制度
一、收集的内容：文书档案、科学技术档案、专门档案和各种资料等。
二、收集的方法：
1、根据《档案馆工作通则》要求，每十年左右接收一次各立档单位保存的永久和长期的档案。
2、接收撤销、合并机关、单位的全部档案；
3、采取发通知、布告、调查走访登征集散存在社会上的和个人手中的各种档案、资料；
4、凡向档案馆捐赠或出售重要档案、资料者，要予以表扬或物资奖励；捐赠或出售者需要留存纪念时，本馆可为制作复印件。
三、收集档案、资料的要求
1、按规定接收的档案，必须保持全宗的完整性，并按《档案馆基础工作规范方案》鉴定、整理好；
2、接收档案进馆时，要有两套案卷目录，一套全引目录和其它检索工具；
3、凡接收、征集的档案、资料，要清点核对，办理交接文据，双方签字盖章，各保存一份；
4、对接收、征集的档案、资料，要按全宗或类别及时登记、入库和编目排列上架。

档案保管制度
一、档案橱要统一编号，档案资料要按要求排列，做到条理整齐。
二、定期检查档案保管情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制保证档案的完整。
三、档案馆做到防火、防盗、防虫、防潮、防鼠、防尘、防高温、防强光等要求。
四、认真做好档案保护设备的维护，确保设备的正常运转，坚持做好温湿度测量、记录、控制和调节。
五、严格档案出入库手续，做好登记，发现问题及时报告和处理。
六、保持库房清洁，未经许可非本馆人员一律不得进入库房。

档案安全保卫制度
一、档案馆门窗要坚固，档案橱钥匙要专人负责，确保档案安全。
二、库房内严禁存放与保护档案无关的各类杂乱、易燃物品，要保持清洁、安全。
三、档案库房是机要重地，无关人员不得入内。
四、档案管理人员离开库房时要关好门窗、熄灭电灯。
档案借阅利用制度
一、借阅重要档案，须经领导人批准，借阅者必须持机关介绍信或其它有效证件并一律进行登记。（利用效果登记、借阅情况登记）
二、原则上档案不准带出档案馆，如果特殊情况需要者，一般借阅不得超过三天，并按时归还。
三、借阅者要妥善保管，不准拆卷、涂改和乱划标记，如需摘抄，须经档案工作人员允许。
四、在查阅档案时，只准查阅自己需要的部分，不准乱翻乱看其它档案内容。
五、借阅者必须爱护档案，并负有借阅档案的安全和保密责任，不得泄密。
六、查阅完毕后办理退还手续。

档案资料保密制度
一、档案工作人员要严格执行《保密法》，遵守党和国家的保密规定，在利用工作中，必须在保密的原则下提供使用。
二、接受和提供利用档案、资料，要严格交接登记手续。
三、不准擅自将机密档案带出档案馆，工作人员调动工作时，必须办理交接手续，离职后不得泄漏党和国家的机密。
四、不准随便摘录档案资料内容，私人通信、谈话，不准涉及档案资料的内容。
档案统计制度
一、对档案室保存的档案，要填写文件目录和编制案卷目录。
二、档案馆建立总登记簿，对档案数量和收进、移出（包括销毁）情况，随时登记。
三、档案统计要及时、准确。
四、做好统计分析工作。
档案鉴定、销毁制度
一、依据《档案法》和《山东档案条例》等有关规定，定期对馆藏档案进行鉴定。
二、建立档案鉴定小组，由分管领导、档案员和有关人员组成。
三、按照各种档案保管期限表，对期满档案逐卷、逐件地进行审核、鉴定，并写出鉴定报告。对已经失去保存价值的档案剔除销毁。
四、凡应销毁的档案，要编制销毁清册，由分管领导审查批准后销毁。
五、销毁档案要有两人监销，监销人要在销毁清册上签字。